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Öffentliches Verfahrenverzeichnis

Das BDSG schreibt im § 4 g vor, dass der für den Datenschutz Zuständige jedermann in geeigneter Weise die folgenden Angaben entsprechend § 4 e verfügbar zu machen hat. Vorliegend handelt es sich um ein differenziertes Verfahrensverzeichnis. Die Untergliederung erfolgt für den Gäste/Besucherkreis und für die Personalabteilung.

I. Name der verantwortlichen Stelle

Provent Hotels GmbH

II. Geschäftsführung und mit der Leitung der DV beauftragte Personen

Geschäftsführung: Michael Lachmann
Leiter Datenverarbeitung: Jörg Kalitowitsch
Datenschutzbeauftragte: Rita Seibertz

III. Anschrift der verantwortlichen Stelle

Riehler Straße 8, 50668 Köln, Deutschland

IV. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung

Gegenstand des Unternehmens ist der Hotel- sowie Restaurantbetrieb und die Organisation von Tagungen, Familien- und Betriebsfesten. Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung erfolgt zur Erfüllung dieser vertraglichen Verpflichtungen.

V. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

a. Gastdatendaten
Im Rahmen der Vertragserfüllungen werden Adress- und Kontaktdaten, Daten zu Abrechnungs- und Zahlungszwecken, Verbindungsdaten über Telefonate, WLAN-Nutzungen, Speisen und Getränkeverzehr, Rauminteresse und Nutzungen, sowie die speziellen Wünsche einzelner Gäste erhoben. Dazu gehören auch Kundendaten von buchenden Firmen (bes. Adressdaten, Vertragsdaten, Daten zu touristischen und gastronomischen Leistungen, Daten zu Abrechnungs- und Zahlwegen) Interessentendaten (bes. Produktinteresse, Adressdaten),

b. Restaurantgäste
Für den Zahlungsvorgang werden im Falle einer Kartenzahlung Name und Kredit- bzw. Kontodaten des Gastes erhoben und verarbeitet.

c. Hotelbesucher
Im Hotelbereich erfolgt Videoüberwachung einer nicht einheitlichen Personengruppe in öffentlichen Bereichen. Diese dient ausschließlich zur Sammlung von Beweismitteln bei Vandalismus, Einbruch, Überfall oder sonstiger Straftaten. Das Vorhandensein und der Einsatz von Videokameras werden durch entsprechende Warnhinweise kenntlich gemacht.

VI. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

  • Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (Finanzämter, Aufsichtsbehörden, Staatsanwaltschaft)
  • Interne Mitarbeiter, die an der Ausführung und Erfüllung der jeweiligen Arbeitsprozesse beteiligt sind
  • Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG
  • In der Provent Hotelgruppe gemanagte Hotels

VII. Regelfristen für die Löschung der Daten

Die personenbezogenen Daten werden nach Vertragsabwicklung gelöscht. Dürfen sie auf Grund vertraglicher oder gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (sechs bis zehn Jahre) nicht gelöscht werden, werden sie archiviert und gesperrt.

Die Meldeformulare werden – gemäß dem Meldegesetz des Bundeslandes, in dem sie erhoben werden – nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht.

VIII. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten

Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.